Wie läuft ein Ariba System-Assessment ab – und was genau beinhaltet es?

 

Ein Strategisches Ariba-System-Assessment folgt einem strukturierten Ablauf. Dabei geht es nicht nur um technische Kontrolle, sondern auch um das tiefere Verständnis Ihrer konkreten Herausforderungen im Ariba-System. Der Ablauf gliedert sich in vier zentrale Schritte:

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1.   Zuhören – Ihre Perspektive steht im Mittelpunkt

 

Der wichtigste Schritt zu Beginn: Wir hören aufmerksam zu. Nur Sie wissen, wo es im Tagesgeschäft hakt. Beschreiben Sie uns präzise und fokussiert, welche Schwierig-keiten Ihnen aktuell mit Ariba begegnen. Ihre Schilderung gibt uns erste Hinweise darauf, wo mögliche Schwachstellen im System liegen – und erlaubt uns, gezielt nach den Ursachen zu suchen.

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2.   Überprüfung Ihrer Prozesse:  Ariba Best Practice oder Optimierungspotenzial?

 

Für Standardgeschäftsprozesse bietet Ariba etablierte Best Practices – bewährte Abläufe, die sich bei einer Vielzahl von Kunden erfolgreich im Einsatz befinden. SAP entwickelt Ariba kontinuierlich weiter und integriert dabei die Erfahrungen aus tausenden Kundenprojekten direkt in die Lösung.

Wir empfehlen, diese Best-Practice-Prozesse nach Möglichkeit zu übernehmen, da sie Effizienz und Zukunftssicherheit gewährleisten. In der Praxis stoßen wir jedoch häufig auf individuelle Prozessvarianten, die aus Ariba-Sicht nicht optimal sind. In solchen Fällen erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden konkrete Vorschläge, wie bestehende Prozesse sinnvoll durch Best Practices ersetzt oder optimiert werden können.

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3.  Prüfung der Vorlagen– das Fundament muss stimmen

 

Sind die verwendeten Ariba-Vorlagen korrekt eingerichtet? Bei der Konfiguration gelten feste strukturelle Vorgaben, von denen nicht abgewichen werden darf. Werden essentielle Komponenten ausgelassen oder fehlerhaft konfiguriert, führt das häufig zu schwer nachvollziehbaren Problemen im Systemverhalten.

Ein häufiger Stolperstein: Das System signalisiert fehlerhafte Konfigurationen nicht zwingend durch Fehlermeldungen – hier ist die Erfahrung eines versierten Beraters gefragt.

Besonders kritisch sind folgende Vorlagen:

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• Supplier Request Template

• Supplier Registration Template

• Supplier Qualification Template (inkl. Process Flow, Team Members, Fragebögen, Disqualifikation)

 

Gerade im Kontext des neuen Process Flow Frameworks für Qualifizierungen ist tiefes Fachwissen entscheidend. Die vermeintliche Ähnlichkeit zu den klassischen Legacy-Templates verleitet oft dazu, sich das Thema durch Ausprobieren zu erschließen – mit schwerwiegenden Folgen: etwa fehlende Ablaufdaten oder Prozesse, die sich nach Abschluss nicht mehr neu starten lassen. Hier zahlt sich professionelle Erfahrung klar aus.

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4.   Berechtigungskonzept – Überblick statt Rollen-Wildwuchs

 

Eine vollständige Analyse des Rollen- und Berechtigungskonzepts ist komplex und in der Regel Teil eines separaten Projekts. Im Rahmen des System Reviews ist jedoch eine erste, praxisnahe Einschätzung möglich:

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• Wie viele Nutzer verfügen über Admin-Rollen?
  Admin-Rollen sollten mit Bedacht vergeben werden – sowohl aus sicherheits-relevanten als auch aus lizenztechnischen Gründen (SAP erhebt für diese Rollen zusätzliche Gebühren). Ein kurzer Blick auf die Rollenverteilung zeigt bereits, ob hier Optimierungspotenzial besteht.

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• Wie ist die Struktur der Custom Groups aufgebaut?
  Viele Unternehmen erstellen zu Projektbeginn eigene Gruppen, ohne das Ariba-spezifische Berechtigungskonzept genau zu kennen – das sich deutlich von klassischen SAP-Strukturen unterscheidet. Die Folge: Intransparente Gruppenbezeichnungen und schwer nachvollziehbare Berechtigungen. Zwei Jahre nach Projektabschluss weiß oft niemand mehr, wofür beispielsweise die Gruppe „UNSERE_FIRMA_Einkäufer_Schweiz“ zuständig ist.

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• Gibt es Doppelungen zu bestehenden Systemgruppen?
  Wir prüfen, ob Custom Groups inhaltlich redundante Funktionen zu Ariba-Standardgruppen aufweisen.

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• Wie viele Hierarchiestufen umfasst das Berechtigungskonzept?
  Ariba folgt dem Prinzip: Je einfacher und flacher, desto besser. Mehrstufige, gewachsene Rollenkonzepte sind häufig nicht dokumentiert, was die Administration und das Onboarding neuer Mitarbeiter erheblich erschwert. Wir analysieren anhand gezielter Stichproben, wie komplex Ihr Rollenmodell tatsächlich ist.

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5.   CSV Dateien – wurden alle wichtigen Daten importiert?

 

Abschließend erfolgt die Prüfung der csv-Dateien: Wurden alle notwendigen Dateien importiert? Enthalten sie die erwarteten Daten und Strukturen? Hier zeigt sich, ob das Fundament Ihrer Ariba-Konfiguration vollständig ist, oder ob an entscheidender Stelle wichtige Elemente fehlen.

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Fazit:

Ein Strategic System Assessment bietet Ihnen erste, wertvolle Anhaltspunkte zur Optimierung Ihres Ariba-Systems. Dabei identifizieren wir sowohl grundlegende Schwachstellen als auch sogenannte Quick-Wins – also schnell umsetzbare Maßnahmen mit unmittelbarem Nutzen und geringem finanziellem Aufwand.

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Für eine tiefgreifende Analyse, die konkrete Lösungsvorschläge zu komplexen Problemen inklusive Aufwandsschätzungen liefert, ist ein weiterführender, kostenpflichtiger Beratungsauftrag erforderlich.

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